Entenda o que é a Gestão dos Processos de Negócio (BPM)

Relatório do Gartner apresenta fatores chave de sucesso para implantação do BPM. Conheça neste artigo as principais práticas para realizar um projeto BPM.

A Gestão dos Processos de Negócio, do inglês Business Process Management (BPM), é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos seus processos de negócio. Para isso, o BPM emprega métodos, técnicas e ferramentas capazes de analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

Relatório do Gartner apresenta fatores chave de sucesso para implantação do BPM. Conheça neste artigo as principais práticas para realizar um projeto BPM.

A Gestão dos Processos de Negócio, do inglês Business Process Management (BPM), é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos seus processos de negócio. Para isso, o BPM emprega métodos, técnicas e ferramentas capazes de analisar, modelar, publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos, aplicações, documentos e outras fontes de informação.

Em 2006, com a publicação do livro "Business Process Management: The Third Wave", os especialistas em TI, Howard Smith e Peter Fingar, lançaram os conceitos de Gestão dos Processos de Negócios. E, desde então, sua utilização nas companhias em todo mundo vem crescendo graças aos benefícios que suas práticas proporcionam, tais como: maximização dos resultados, otimização da performance dos processos, aumento da lucratividade e da vantagem competitiva,  satisfação dos clientes, redução de custos  e otimização de recursos.

Para alinhar os processos de negócio com a estratégia, os objetivos e a cadeia de valor das organizações, o BPM utiliza as melhores práticas de gestão: o mapeamento dos processos, a modelagem, a definição do nível de maturidade, a documentação, o plano de comunicação, a automação e o monitoramento com indicadores de desempenho a fim de obter a melhoria contínua dos processos, alavancado os resultados esperados.

A partir dos indicadores do negócio, os gestores têm facilidade e agilidade para monitorar e analisar os gargalos, os prazos, o percentual de processos concluídos e em andamento e demais informações que impactam nos resultados da companhia. Por outro lado, o uso do BPM também beneficia os colaboradores participantes do processo que têm o seu trabalho facilitado, uma vez que o processo já foi desenhado e todas as possíveis situações já estão registradas nos softwares responsáveis pela automação destas atividades, chamados de Business Process Management Suites (BPMS).

Um estudo realizado pela consultoria Gartner sobre BPM, indica que os gestores precisam preocupar-se menos com tecnologia e mais em envolver as demais áreas nas iniciativas para implementação da Gestão dos Processos de Negócio. Veja a seguir os sete fatores que o especialista Bill Rosser, relator do estudo e vice-presidente do Gartner, considera essencial num projeto de BPM:

1. Escopo limitado: Em vez de um grande projeto de BPM, as empresas devem separá-lo em pequenas iniciativas, com escopo limitado e que possam ser implementadas em curto prazo – de dois a três meses. Além de ser mais fácil de implementar, o projeto menor permite uma análise mais apurada de resultados.

2. Alto valor: Os projetos para melhoria na performance dos negócios precisam ser priorizados de acordo com as próprias necessidades de cada empresa, uma vez que só uma pequena fração de todos os processos da organização são percebidos como algo fundamental para os resultados gerais da companhia.

3. Alinhamento claro de objetivos: É necessário o alinhamento com os objetivos ou estratégias das unidades de negócio. Isso porque, se o BPM trouxer uma contribuição direta para atingir um resultado estratégico, isso tende a fazer com que toda a empresa enxergue o projeto de forma positiva.

4.    As métricas adequadas: Definir ferramentas certas de análise para ter certeza de que o BPM trouxe os resultados esperados. As definições e as análises  precisam ser divulgadas, entendidas e aceitas pelo resto da organização. Os dados de performance precisam ser comparados com resultados anteriores, para facilitar a visualização das melhorias.

5.    Envolvimento da organização: Todos os executivos envolvidos no processo precisam trabalhar juntos para definir as melhorias esperadas de performance.

6.    Ter os interlocutores certos: Deve-se eleger um profissional com capacidade de entusiasmar as pessoas como o divulgador da iniciativa para encorajar tanto a equipe de TI quanto as áreas de negócio envolvidas no projeto de BPM.

7.    Engajamento dos usuários: As pessoas envolvidas no dia-a-dia estão com os processos afetados pelo BPM devem ser informadas sobre as perspectivas de que isso melhore seu trabalho e sentir-se parte do projeto.

Para o sucesso completo da implantação do BPM é necessária a mudança de comportamento das pessoas e comprometimento da alta administração. Esses elementos aliados ao uso da metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócios asseguram o êxito no projeto que pode ser conduzido com apoio de uma consultoria especializada ou internamente, desde que os próprios gestores tenham conhecimento técnico neste tipo de implementação.

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