Agilize o trabalho dos colaboradores com os modernos Sistemas de Colaboração Empresarial

Imagem_newsTI_1"Na economia da informação, obter, distribuir conhecimento, inteligência e reforçar a colaboração em grupo têm-se tornado vitais para a inovação e sobrevivência organizacionais." (Kenneth C. Laudon, 2004)

É cada vez mais comum que as empresas trabalhem com equipes distribuídas em salas ou até países diferentes, enquanto que a necessidade de trabalhar em grupo e a interdependência aumentam cada vez mais. Então, como transpassar a barreira imposta pelo tempo e espaço físico, para ter uma equipe coesa, trocando informações e atividades com a agilidade?

Neste momento é preciso contar a com a tecnologia dos Sistemas Colaborativos para auxiliar o trabalho dos colaboradores, estejam eles onde estiverem. O estudo da IBM de Portugal, realizado no primeiro trimestre de 2012, revela que 90% dos funcionários das organizações que participaram da pesquisa trabalham fora da empresa-matriz. Desses, 60% estão instalados em lugares diferentes dos seus diretores. Assim, a integração dos colaboradores e a unificação das informações em um só sistema tomam-se imprescindíveis.

Um exemplo de recurso colaborativo é o serviço de web conferência, que disponibiliza salas virtuais para encontros e reuniões a qualquer hora e de qualquer lugar, por onde os participantes compartilham apresentações, planilhas, documentos e até a própria área de trabalho (desktop) em um ambiente seguro.

Outra ferramenta que vem se destacando no mercado é o Sharepoint, plataforma da Microsoft, conforme comenta Márcio Alencar, Gerente do Centro de Desenvolvimento de Sistemas da GSW Software. "Estudos da Forrester Research demonstram o Retorno sobre o Investimento de diversas empresas que implementaram a plataforma. Nos nossos clientes do Brasil e na própria GSW, observamos ganhos relacionados à melhoria do controle gerencial através de implantação de workflow para automatizar a rotina de trabalho das áreas, além da facilidade de integração com soluções da família Microsoft, como o CRM e o Outlook, permitindo a troca de dados nativamente, o que diminui o custo dos projetos. A ferramenta contém um módulo de gestão, onde podemos configurar dashboards que ajudam a analisar informações de desempenho. Além disso, as informações são facilmente acessadas pelo celular ou no modo off-line, permitindo que as pessoas trabalhem em qualquer lugar, conectadas ou não à internet”, afirma.

Os sistemas de colaboração facilitam o uso da informação e da gestão do conhecimento, servindo de suporte no dia a dia da empresa. "Na GSW, por exemplo, através de ferramentas de wiki do próprio Sharepoint, compartilhamos conteúdo que contribuem na formação de novos colaboradores da área comercial. Para nossa área técnica, armazenarmos nossas experiências em projetos, como lições aprendidas e novas tecnologias, o que nos ajudam a acelerar o trabalho pois partimos dos conhecimentos já vivenciados por outros colegas.”

O uso crescente das ferramentas colaborativas nas corporações reflete uma nova postura estratégica e inovadora, que reconhece a colaboração como maneira de gerenciar processos e auxiliar as organizações a se manterem competitivas no mercado. O modo antigo estabelecia que o conteúdo tinha dono e devia ser protegido. Agora, o conteúdo é desenvolvido por meio da participação, está em constante mudança e tem seu contexto alavancado para criar oportunidades através da contínua colaboração.

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