Como tornar sua empresa mais competitiva com sistemas de Gestão Empresarial (ERP)

O amplo nível de competição tornou o mercado mais intolerante a erros, acirrando a concorrência e exigindo que as organizações estejam preparadas para atender às altas expectativas. Tornar uma empresa mais competitiva é um dos maiores desafios dos gestores.

Nesse novo cenário, em que as decisões devem ser tomadas com rapidez e precisão, a informação tornou-se uma das maiores armas das empresas quando bem utilizadas, no contrário serão suas maiores armadilhas. O domínio dos dados internos e externos fornece subsídios para que as organizações desenvolvam a capacidade de fazer análises do passado e presente, possibilitando a antecipação de tendências e o suporte a decisões importantes.

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Os desafios na implementação de ERP

Os fim dos anos 1990 e o início dos anos 2000 foram marcados pelas grandes implementações de sistemas de gestão integrada - o ERP, Planejamento de Recursos Empresariais. Isso porque as empresas chegaram a um ponto em que alguns de seus sistemas não "conversavam" entre si, o que gerava retrabalho e aumentava a possibilidade de erros em registros críticos.
Hoje, as grandes empresas já têm seus ERPs implementados. E suas experiências deixaram valiosas lições para as médias e pequenas, que ainda estão no momento de adoção das soluções integradas.
A maior dificuldade quando se implementa um ERP – principalmente quando ele tem muitos módulos e funcionalidades – é o impacto causado nos diversos departamentos da companhia. A opinião é do consultor Sérgio Lozinsky, profissional com passagem por grandes empresas como IBM, PriceWaterhouseCoopers e BoozAllenHamilton *.
"Se a empresa não se preparar para isso, a implementação se complica", diz. Isso porque um bom ERP traz embutidas boas práticas de negócios - que, geralmente, não são as mesmas práticas que a empresa adota, nos mesmos modelos. "Na implementação, a organização precisa se adaptar ao ERP – e não o contrário."
Assim, o trabalho começa com uma análise detalhada do impacto dos processos na cadeia produtiva. Lozinsky explica que a análise é feita a partir da compreensão das funcionalidades e da abordagem que o ERP propõe. "É preciso investigar como o ERP trabalha, como os conceitos embutidos nele são aplicados nos negócios e o que isso vai causar na corporação", explica.
Neste momento, o ideal é que várias pessoas-chave participem e que a avaliação não seja feita só pela área de TI. "O projeto de implantação do ERP é coordenado pela área de TI, mas deve envolver outras áreas desde a escolha da ferramenta", diz.
A partir daí, os envolvidos avaliam que tipo de projeto será desenvolvido e quem serão as pessoas envolvidas. Também é preciso fazer a chamada limpeza de dados. "Quando se entra num novo sistema, o aproveitamento do histórico é difícil. Por isso, é preciso saber como as informações da empresa entrarão na nova estrutura."
Com isso definido, a companhia precisa criar um cronograma factível para as diversas atividades de implementação, realizar testes e treinar usuários para utilizar o novo sistema. Assim, coloca-se um ERP "no ar".
Mas o projeto não termina aí. Quando está rodando um ERP, as empresas esbarram em diversas dificuldades. Ao longo dos anos, elas perdem os funcionários capacitados no sistema e, por vezes, não treinam os novos. Essa falta de reciclagem impacta diretamente nas funcionalidades do ERP.
Este tema será tratado na próxima edição, que também vai falar de outros problemas que vêm depois da implantação do ERP, como falta de manutenção, falta de atualização e implementação de sistemas-satélite ao ERP, que podem desmontar o conceito de gestão integrada e colocar a empresa no mesmo nível que antes da implementação – com vários sistemas que não conversam entre si.
* Sérgio Lozinsky liderou dezenas de projetos no Brasil e no exterior relacionados à estratégia, arquitetura e governança de TI, seleção e implementação de sistemas, shared service centers, inovação e transformação de empresas. Atualmente coordena um grupo de consultores seniores com diversas especializações em sua empresa SLozinsky Consultoria de Negócios.

Os fim dos anos 1990 e o início dos anos 2000 foram marcados pelas grandes implementações de sistemas de gestão integrada - o ERP, Planejamento de Recursos Empresariais. Isso porque as empresas chegaram a um ponto em que alguns de seus sistemas não "conversavam" entre si, o que gerava retrabalho e aumentava a possibilidade de erros em registros críticos.

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Empresas devem acompanhar de perto os sistemas de gestão para evitar "reimplantação"

A implementação de um ERP exige análise do impacto do projeto, treinamento das pessoas envolvidas, saneamento cadastral, estabelecimento de cronograma e, finalmente, a instalação efetiva do sistema, como tratado na última Newsletter GSW.
Mas o projeto não termina aí. As empresas passam por outros desafios para que todo o potencial do ERP seja utilizado e traga retorno financeiro. No entanto, as empresas encontram diversas dificuldades quando o ERP está em ambiente de produção.

Uma delas é a atualização da versão do produto. Não fazê-la, significa ficar tecnologicamente atrasada e perder oportunidades de utilizar novas funcionalidades, assim como aprimorando os controles internos.

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